C'est quoi la gestion électronique des documents?
La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à définir, concevoir, produire, organiser, diffuser et gérer des informations et des documents papier ou des documents électroniques au sein d’une organisation.
Ce procédé consiste à faire intervenir des moyens électroniques spécialisés (logiciels ou matériels) pour prendre en charge la gestion des documents (papiers ou éléctroniques) qui entrent, sortent ou circulent au sein d’une organisation dans le but d’optimiser leur exploitation.
Pourquoi la gestion électronique des documents pour votre entreprise ?
La gestion électronique des documents (GED), permet à toute entreprise de gérer ses différents types de documents électroniques à savoir: les images, fichiers texte, tableurs, vidéos, audio etc …
Elle a pour but de rendre le système d’information plus performant et possède de nombreux avantages tels que :
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- Rendre le document accessible simultanément et en temps réel par l’ensemble de vos collaborateurs;
- Améliorer la productivité en réduisant le temps de recherche de l’information ;
- Permettre la dématérialisation des factures;
- Permettre l’accès sécurisé aux documents ainsi que leur stockage;
- Limiter le taux de perte de documents;
- Permettre une meilleure gestion du temps en automatisant les opérations;
- Faciliter le service de courrier;
- Participer à la protection de l’environnement.
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Notre démarche
Les étapes sont:
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- L’audit de la gestion documentaire (étude de l’existant): élaboration la cartographie de votre gestion documentaire et identifier les points forts et les points faibles pour personnaliser votre solution;
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- Élaboration des outils de gestion manuelle : mise en place d’outils de gestion tels que : bordereau de versement, cadre de classement, manuel des procédures, fiche de traitement;
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- Traitement manuel de vos documents : une équipe spécialisée pour l’évaluation et le traitement physique et minutieux des documents;
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- Conception des instruments de recherche : optimisation du temps de recherche selon les habilitations;
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- Le traitement électronique des documents : garantie de la pérennité, réversibilité, communication, traçabilité, protection des données et l’archivage légal.
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Les avantages
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- Performant;
- Simplicité d’utilisation;
- Recherche avancée;
- Facilité de prise en main facile;
- Paramétrage et extension diversifiés;
- Formalisation des procédures et processus;
- Licence ouverte et offrant de nombreuses libertés;
- Rapide et open source;
- Evolutivité et intégration facile avec d’autres applications.
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